할 일의 성격과 우선순위에 대한 고찰

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할 일의 성격과 우선순위에 대한 고찰

하루에도 수십가지의 일을 하며 살아가는 우리들은 그 속에서 무작정 손에 잡히는대로 일을 하기 일쑤다. 

그리고 이미 전에 쓴 글을 통해 이야기한 것처럼 우리는 쉬운 일, 짧게 끝나는 일, 복잡하지 않은 일, 단순한 일의 유혹에 쉽게 빠진다. 

그렇기 때문에 할 일의 우선순위를 정하는 것은 중요하다는 것은 일 처리에 관심있는 이라면 누구나 잘 알고 있는 사실이다. 

하지만 우리에게 일이 할당되는 경로는 엄청 다양하다. 전화, 이메일, 가족, 상사, 자기 자신 등 수많은 사람 혹은 수단을 통해 우리는 일을 할당받는다. 

그런데 일에도 성격이 있다. 

먼저 어떤 일을 규정할 때 해당 일이 내가 좋아하는 일인가에 대한 이야기다. 

우리는 삶 속에서 하고 싶은 일들이 있다. 

예를 들어보자. 

  • 겨울철 스노우보딩 장비 정비하기 
  • 관심있는 뉴스기사나 블로그 글 읽기 

위에 언급된 일들은 자기자신이 스스로 하고자 하는 욕구가 높은 일거리들이다. 

반면에 아래의 일들은 일에 대한 욕구가 높지 않은 일거리들이다. 

  • 내일까지 직장상사에게 보고서 제출하기 
  • 방학기간 동안 읽은 책에 대한 독후감 작성 및 제출하기 

이렇게 일에는 하고 싶은 일과 하기 싫은 일이 있다. 

하지만 하고 싶은 일이라고 해서 높은 우선순위를 가지는 것은 아니다. 

우리는 일의 절박함을 따져야 한다. 

일의 절박함이라면 어떤 것일까? 

나 스스로에게 물어보면 된다.

“이 일을 하지 않았을 때, 나의 삶에 위기나 시련이 닥치는가?”

위 질문에 긍정의 답을 한다면 해당 일은 절박한 일이다. 반드시 해야 하는 일이다. 

최근 조사에 따르면 우리나라 직장인들은 직장생활에 대한 불만족이 75% 이상인 것으로 나타났다. 

직장인들이 직장생활에 불만을 느끼는 경우는 여러가지가 있겠지만 무엇보다 업무에 대한 만족도도 중요할 것이며 보통 업무에 만족을 느끼지 못 하는 직장인들이라면 대부분 위의 2가지 기준의 기로에서 갈등이다. 

내가 하고 싶은 일인가?

내가 해야만 하는 일인가? 

그렇기 때문에 일의 분류에 있어서 이 두 가지 질문이 서로 상충하게 되는 것이다. 

그리고 내가 해야만 하는 일에는 물리적으로 마감일 속성이 따라 붙을 것이다. 

그럼 우리는 일의 우선순위를 분류할 때 위의 질문을 통해 분류하면 효과적으로 그리고 간단히 일을 분류하고 처리할 수 있다. 

GTD에서는 따로 일의 우선순위를 두고 있지 않지만 대부분 할 일 관리 응용프로그램들에는 우선순위 혹은 깃발 등과 같은 기능을 이용해서 우선순위를 표시할 수 있도록 한다. 

나의 경우는 하루를 마감하기 전에 남은 일의 목록 중에 반드시 해야 하는 일에는 #Urgent 라는 태그를 입력하여 한 눈에 필터링해서 볼 수 있게끔 한다. 

내가 하고 싶은 욕구가 큰 일의 목록들에는 깃발을 표시한다.

이제 다음날 일을 시작함과 동시에 #Urgent에 대한 항목들 중 마감일이 닥친 것들을 먼저 행한다.

#Urgent 항목들에 대한 일을 마쳤다면 내가 하고 싶은 욕구가 큰 일의 목록 중에서 어려운 일들을 먼저 진행한다. 

 

 

할 일 처리 시스템 만들기 – GTD 방법론

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할 일 처리 시스템 만들기 – GTD 방법론

할 일 처리 시스템으로 유명한 GTD 방법론이라는 것이 있다. 데이비드 알렌이 고안했고 이미 국내에도 많은 책과 자료들이 있다. 

그런데 이 방법론을 적용한다고 해서 할 일이 다 처리되는 것은 아니다. 방법론은 방법론 뿐이니까. 결국 당신의 실행력이 중요하다. 

그래도 이 방법론에 대해 잘 이해하고 당신이 할 일을 처리할 수 있는 본인만의 시스템을 만드는 것은 필요하다. 

GTD 방법론을 도식으로 나타내보면 다음과 같다. 

GTD Workflow

먼저 할 일과 관련된 대상이 들어온다. 그리고 그것은 할 일이 될 수도 되지 않을 수도 있다. 

예를 들어, 당신이 인터넷을 돌아다니다가 어떤 장문의 글(이하: 인터넷 글)을 발견했다. 이것은 할 일일까? 그것을 판단하는 것은 각자 기준이 있을 것이다. 

그럼 인터넷상의 관심글이라는 대상이 들어왔음을 가정하고 GTD를 적용해보자. 

1차로 그 인터넷 글이 할 일인지 여부를 판단해야 한다. 해당 글을 읽거나 글을 토대로 새로운 글을 쓰거나 하는 것은 할 일이다. 당신의 동작이 들어가야 하기 때문이다. 그런데 그 글을 읽기는 싫지만 그래도 나중에 필요할 것 같다 싶으면 위의 Workflow에서 참고자료에 집어넣으면 되는 것이다. 

반면 1차에서 해당 인터넷 글을 꼭 읽어야 한다고 생각했다면 1단계를 통과하고 2단계로 넘어간다. 

2단계에서 우리는 그 일의 규모를 판단한다. 해당 일이 여러 단계로 나눠 진행해야 달성할 수 있는지 여부를 판단한다. 

인터넷 글을 토대로 새로운 동영상 콘텐츠를 제작해야 한다면 그 작업은 한 번에 끝나지 않는다. 

그럼 해당 작업은 프로젝트가 된다. 그리고 프로젝트명을 생성해준다. 

만일 인터넷 글을 단순히 읽는 것이 일이라면 다음으로 넘어가서 일의 시기를 선정한다. 

GTD에서는 이 시점에서  3가지 분류로 일의 성격을 나눈다. 

  • 당장하기: 5분 안에 해당 일을 처리할 수 있으면 지금 당장한다. 해당 글이 5분 안에 읽을 수 있는 분량인가? 그것은 사람에 따라 다르겠지만 Instapaper같은 앱은 글의 분량별로 읽을 수 있는 시간을 예측해서 알려주므로 이를 이용해도 좋다. 
  • 위임하기: 이 분류는 인터넷 글과 직접적인 관련이 있을 수는 없을 수도 있다. 이것은 누군가에게 일을 위임했을 때 해당된다. 예를 들어 “친구들과 송년회 모임 날짜를 선정하기”라는 일이 있다고 가정해보자. 그럼 “친구들의 날짜별 참석여부를 확인하기”라는 일 처리가 전제되어야 한다. 따라서 이 일이 처리되기 앞서 친구들에게 참석 가능한 날짜에 대한 답을 들어야 하고 이 답이 있을 때까지 “친구들과 송년회 모임 날짜를 선정하기”라는 일은 지연된다. 여기서 “친구들의 날짜별 참석여부를 확인하기”는 위임하기 성격에 해당되는 일인 것이다. 
  • 연기하기: 어떤 일이 중요하지만 특정 마감일이 없을 수 있다. 혹은 어떤 일이 시작 시점이 지금 당장이 아니라 특정 시점일 수 있다. 예를 들어 “자신의 할 일 목록들을 확인하고 내일 할 일을 선정하기”라는 일이 있다고 가정해보자. 그럼 이 일의 시점은 언제가 좋을까? 저녁에 자기 전 15분을 할당해서 전체 업무를 확인하고 내일 할 중요한 일들을 선정하는 것이 좋을 것이다. 그럼 이 일의 진행 시점은 취침시각을 밤 11시30분이라고 가정하면 밤 11시 15분으로 설정한다. 밤 11시 15분까지는 이 일을 하지 않고 연기해놓는 것이다. 

이상으로 GTD의 개념에 대해 간단히 설명을 마쳤다. 

그러나 GTD만으로 모든 업무의 성격을 규정하고 정리할 수 없기 때문에 GTD를 큰 틀로 하되 부가되는 이야기를 이어서 진행해보겠다. 

 

멀티태스킹은 당신의 생산성을 죽인다.

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멀티태스킹은 당신의 생산성을 죽인다.

한 번에 한 가지 이상의 일을 하는 것을 우리는 멀티태스킹이라고 말한다. 그리고 이 같은 작업행위는 흔히 컴퓨터작업에서 볼 수 있다.

한 화면에 웹브라우저, 키노트 프레젠테이션, PDF 문서 등 여러 개의 화면을 한꺼번에 띄운 채로 작업을 하는 모습은 우리가 사무실에서 흔히 볼 수 있는 광경이다. 이렇게 여러 개의 문서 창을 띄워놓고 일하는 것이 실제 업무에 도움을 줄 수도 있으나 한 가지 목적이 아닌 여러 가지 목적이 혼재되면서 오히려 생산성을 떨어뜨린다.

많은 이들은 여전히 이렇게 한 번에 여러가지 일을 할 수 있는 컴퓨터 작업환경이 자신의 업무 생산성 향상에 든든한 조력자라고 생각한다. 그러나 사실 이것이 완전히 잘못된 생각이다.

Zhen Wang의 연구에 따르면 한 번에 여러가지 창을 띄워놓고 작업하는 이들에게서 “감성적으로 만족”을 느끼게 하지만 실제 생산성 향상 효과는 없는 것으로 나타났다.

멀티태스킹이 안 좋다는 것은 이미 너무 많은 매체를 통해 알려져 있다. 그런데 더욱 심각한 것은 멀티태스킹을 고도로 하는 사용자들은 심지어 업무 집중도가 월등하게 떨어진다는 것이다.

스탠포드 대학교 Clifford Nass의 조사에 따르면 고도의 멀티태스킹 작업을 하는 사용자들, 예를 들면 웹사이트를 띄워서 검색을 하면서 한 쪽에서는 페이스북을 하고 있고 또 다른 쪽에서는 스마트폰을 다루는 등의 다양한 작업을 동시다발적으로 하는 사용자들을 말한다. 이런 사용자들은 실제 업무와 관계없는 방해요소를 차단하는 능력이 현저하게 떨어짐이 나타났다.

따라서 멀티태스킹이 능한 사람들은 집중력이 떨어진다고 볼 수 있으며 집중력은 어떤 일을 완수하는데 가장 중요한 요소 중 하나임으로 실수할 확률도 월등히 높다고 볼 수 있다.

그렇다면 멀티태스킹으로부터 나 자신을 보호하려면 어떻게 해야 할까?

대부분 현대인이 컴퓨터나 스마트폰을 이용하기 때문에 스스로 습관을 한 가지 일에 몰두할 수 있는 환경을 구축해야 한다.

  • 웹브라우징을 할 때 되도록 탭브라우징을 하지 마라.
  • FocusRescueTime과 같은 방해요소들을 차단하는 앱을 사용하라.

기술의 발전을 통해 우리 인간은 어떤 면에서는 풍요를 느끼게도 됐지만 과거에 비해 더욱 집중력을 흐트러뜨리는 요소들이 많아져서 그런 요소들을 막기 위한 또 다른 기술을 이용하는 안타까운 상황에 처했다.

이런 상황에서 결국 가장 중요한 것은 스스로 의지가 아닐까라는 생각을 하며 항상 어떤 일에 임할 때 본인의 의지를 굳건히 가져가는 자세가 더욱 필요한 시대에 살고 있는 걸을 되뇌일 필요가 있다.

참고문헌 – http://www.sparringmind.com/productivity-science/

시간을 기록하는 자 , 더 많은 시간을 얻게 될 것이다.

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시간을 기록하는 자, 더 많은 시간을 얻을 것이다. 

“시간은 누구에게나 공평하게 주어진 자본금이다. 이 자본을 잘 이용한 사람이 승리한다.”  

아뷰난드는 위와 같은 명언을 남겼다. 시간은 누구에게나 동일하고 그 시간을 잘 관리하는 것이야말로 당신 인생을 의미있게 사는 비결이 아닐까? 

그렇다면 시간을 잘 활용하려면 어떻게 해야 할까? 

우리는 돈을 쓰는 내역을 기록하는 가계부를 쓰곤 한다. 가계부를 쓰면 좋은 점은 무엇일까? 

기록을 통해 내가 돈 쓴 내역을 돌아볼 수 있고 그 속에서 개선해야 할 점들을 발견할 수 있다. 

기록은 새로운 통찰을 얻을 수 있는 토대가 된다. 시간도 마찬가지다. 그런데 시간을 기록하는 사람은 흔치 않다. 

돈과는 달리 시간은 눈으로 볼 수 없어서 일까? 하지만, 시간을 기록해야 하는 이유는 분명하다. 

이전 글에서 말했듯이 사람마다 집중력과 체력의 차이가 있기 때문에 자신이 가장 잘 집중할 수 있는 리듬을 찾는 것이 중요하다고 했다. 

그리고 이를 발견하기 위해 시간을 기록을 하라고 말했다. 그렇게 꾸준히 지속하다보면 자신이 잘 집중할 수 있는 시간의 조각을 발견하게 되고 그 조각에 맞춰서 할 일들을 배치하면 된다. 

여기서 중요한 것은 우리의 업무를 세분화하는 것이다. 

“시간관리앱 만들기”라는 할 일을 생성했다고 가정해보자. 

그런데 이 항목은 무척 추상적이다. 왜냐하면 저 항목을 하루동안 끝낼 수 없는 일이기 때문이다. 

따라서 이 경우 우리는 이 할 일 항목을 세분화하는 작업이 필요하다. 

  • 기능 목록 작성하기 
  • 아이폰앱 디자인하기 
  • 디자인 테스트하기 
  • 아이폰앱 기능개발하기 
  • 기능과 디자인 통합 테스트하기 
  • 앱스토어 설명 및 앱아이콘 디자인 준비하기 
  • 앱스토어 등록신청하기 

세분화된 항목을 가지고 일을 이행하기 전에 반드시 해야 할 것은 각각 항목별로 마감일을 정하는 것이다. 

TED 무대에도 섰었던 Dan Ariely의 조사에 의하면 마감일이 주어진 실험군 학생들이 마감일이 구체적으로 주어지지 않은 실험군 학생들보다 훨씬 나은 업무효율을 보여주었다. 

이는 최근 스타트업 행사로 인기있는 “해커톤”에서도 비슷하게 적용된다. 

2박3일의 주어진 시간동안 하나의 서비스 혹은 앱을 만들어내는 해커톤은 2박3일의 시간제한으로 참석자 팀들에게 상당한 압박을 준다. 그 압박은 실제 긍정적인 효과를 발휘한다. 참석자들은 마감을 맞추기 위해서 잠재력을 최대한 끌어내서 해당 목표를 달성하는데 집중하게 된다. 

따라서 여러분이 어떤 할 일 항목을 선택해서 행할 때 반드시 그 일을 완료할 마감일을 반드시 설정하라. 너무 시간이 빠듯하게 잡아도 좋지 않지만 너무 느슨한 것보다는 전자가 차라리 낫다. 

그럼 어떻게 마감일을 설정하는 것이 좋을까?

먼저 해야 할 일을 쭉 목록으로 작성하라. 그리고 마감일 혹은 우선적으로 해야 할 일들을 선별한다. 

난 이런 작업을 매주마다 혹은 매일 업무 시작 전에 하는 것을 권한다. 그리고 선별된 업무를 선택한 후, 각각 마감시간을 설정한다.

이제 앞에서 발견한 당신의 시간리듬에 맞춰 진행한다. 최대한 집중하고 최소한의 리듬주기에 해당 업무를 완수하도록 해보라. 

정해진 시간주기가 끝나게 되면 당신이 하는 모든 행위와 시간을 꼭 기록하라는 것이다. 

때때로 사람들은 일을 하다가 갑자기 네이버에 들어가서 웹툰을 보거나 뉴스 기사를 읽는데 시간을 보낸다거나 친구들과 카카오톡을 하는데 시간을 날려버리곤 한다. 

이런 방해요소들을 모두 해당 시간리듬에 다 기입해야 한다. 이렇게 기입한 당신의 행위들에 대한 내용은 당신에게 있어 죄책감을 느끼게 만든다. 

그리고 그 죄책감은 행동양식 개선에 도움이 된다.

이 모든 것을 일일히 수동으로 하는 작업은 무척 어려운 일이다. 

그래서 내가 사용하는 앱들을 소개한다. 

  • 할 일 관리: OmniFocus 
  • 시간에 따른 작업행위 기록: RescueTime 

 

 

 

 

당신의 리듬을 찾아라.

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당신의 리듬을 찾아라. 

의지보다 중요한 것은 습관이란 말, 습관이란 것은 쉽게 만들기도 어려울 뿐더러 한 번 만들어진 습관은 고치기도 어렵다. 

그만큼 어떤 일을 처리할 때 있어 습관의 힘은 참 무서운 것이다. 이미 앞에서 이야기했던 것처럼 우리는 쉬운 일을 습관처럼 먼저 행한다. 그리고 하루의 마지막 시점에서 “오늘 한 일이 별로 없네?”라고 느끼곤 한다. 

잘못된 습관이 물들어서 우리의 생산성을 해치는 것이다. 우리는 쉬운 일과 어려운 일을 할 때 들어가는 집중력의 차이는 크다. 어려운 일은 고도의 집중력을 요하는 일이 대부분이고 그 때문에 우리의 집중력을 최대한 끌어올리는 것이 필수다. 

그런데 사람마다 집중력은 제각각이며 그 집중력을 유지하기란 쉽지 않다. 

프레젠테이션을 업으로 삼는 나는 우리가 프레젠테이션을 할 때 듣는 청중의 집중력을 끝까지 끌고 가는 것이 중요하다는 말을 매번 하곤 한다. 

그리고 프레젠테이션처럼 수동적인 입장에서 듣게 되는 청중의 집중력은 길어도 15분을 넘지 못한다. 

그럼 다시 생산성 이야기로 돌아가보자. 

여러분은 자신의 집중력이 얼마나 훌륭하다고 생각하는가? 여러분 자신의 집중력을 측정해본 적이 있는가? 

Peretz Lavie의 연구를 보면 “Ultradian Rhythms”이라는 말이 나온다. 이 연구에 따르면 90분의 생산적인 업무활동 후 15~20분의 짧은 휴식이 뒤따를 때 우리의 집중력과 체력을 하루종일 유지할 수 있다는 결론이었다. 

우리가 학교에서 수업을 들을 때 보통 50분 수업하고 10분 쉰다. 이런 휴식 시간이 괜히 있는 것이 아니다. 우리 뇌에 휴식을 주기 위해 필요한 것이다. 

그런데 앞에서 언급한 것처럼 사람마다 집중력의 정도가 다르기 때문에 이 시간을 정해놓고 진행하는 것은 오히려 생산성에 해를 끼칠 수 있다. 

어떤 사람은 15분 이상 집중하기 어려울 수 있고 어떤 사람은 45분 이상 집중할 수 있는 능력이 있을 수 있다. 

따라서 여러분 스스로 집중력의 정도를 측정하면서 리듬을 찾아내야 한다. 

뽀모도로 타이머도 위와 같은 원리이긴 하나 모든 사람이 뽀모도로 타이머의 25분으로 규정될 순 없다. 

요즘은 스마트폰처럼 시간을 쉽게 측정할 수 있는 기기들이 많이 있기 때문에 여러분 스스로 쉽게 일하는 시간을 측정하며 리듬을 찾아낼 수 있다. 

  1. 스마트폰 타이머를 원하는 업무시간으로 설정하라. 25분 ~ 90분 사이에 적당한 시간을 할당해라. 
  2. 정해진 시간만큼 집중해서 일하라. 
  3. 일을 한 후, 종이나 별도의 시트에 집중력에 대한 스스로 의견을 기록하라. (예: 상, 중, 하)  전화나 다른 사람의 호출로 업무시간이 방해를 받았다면 그 내용도 그대로 기록하라. 
  4. 업무효율이 떨어지거나 혹은 떨어지지 않는다면 자신이 원하는 시간으로 재설정하고 다시 1,2,3번을 지속하라. 

위와 같은 과정을 1달 정도 지속하고 가장 집중력이 높았던 주기를 찾아내라. 

당신은 뽀모도로처럼 25분 일하고 5분 쉬는 것이 좋을 수도 있고 위에서 언급된 것처럼 90분 일하고 15분 쉬는 것이 좋을 수도 있다. 

여러분의 리듬을 찾았다면 이제 해당 리듬에 맞춰 할 일을 쪼개면 된다. 

할 일을 쪼개는 것과 관련된 이야기는 다음 글에서 이어진다.